Felizmente, mesmo no setor de alta tecnologia, uma auditoria interna dos seus processos pode começar de forma simples. Pegue uma caneta e um flip chart. Mapeie seus processos mais importantes. Um fluxograma simples será suficiente para cada um.
Trabalhe em conjunto com todas as pessoas responsáveis por executar cada tarefa e peça a elas que especifiquem exatamente como essas tarefas devem ser feitas.
Trabalhar com a equipe mais próxima da tarefa é fundamental ao mapear um processo, pois são eles que terão o melhor conhecimento dos métodos atuais e das pressões envolvidas na execução. No entanto, pode ser necessário contar com a perspectiva de alguém de fora da equipe para agregar valor e fazer perguntas importantes que estimulem reflexões adicionais ao longo do processo.
Comece descrevendo, em detalhes, o processo que você está mapeando. Quais são as entradas? Quais são as saídas desejadas? O que precisa acontecer ao longo do caminho para alcançar essa saída? Ao desenhar o processo, observe os requisitos e dependências da tarefa. Identifique os momentos do processo em que decisões importantes precisam ser tomadas e os possíveis resultados de cada uma delas.
Na realidade, você descobrirá que existem diversas maneiras de realizar cada tarefa e que as pessoas podem fazê-la de maneiras diferentes. Mas é neste ponto que você precisa decidir qual será a única maneira pela qual sua empresa realizará a tarefa no futuro.
Ao definir esses processos de negócios em conjunto, você também identificará os riscos e as oportunidades associados a cada um deles, otimizando-os de acordo com isso.